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把纸质文件变成电子文档，扫描仪必不可少。选扫描仪，首先看扫描速度。办公场景中，扫描量一般较大，每分钟扫描 15 页以上的扫描仪效率更高。有些扫描仪支持双面扫描，一次就能扫描纸张正反两面，大大节省时间。​
扫描分辨率决定了扫描图像的清晰度。普通文档扫描，300dpi（每英寸点数）就够，文字清晰可辨；要是扫描照片、图片，600dpi 以上能保留更多细节。扫描仪的色彩位数也很重要，色彩位数越高，扫描出来的图像色彩越丰富、过渡越自然。​
接口类型也得考虑。USB 接口是最常见的，连接方便；有些高端扫描仪支持网络扫描，通过局域网就能扫描文件到电脑，多人共享更便捷。还有扫描仪的尺寸和重量，如果经常需要移动使用，选体积小、重量轻的便携式扫描仪；固定在办公室用，可选功能更强大的台式扫描仪。选对扫描仪，文档数字化轻松搞定。